[vc_row][vc_column][vc_column_text]6 dicas para o final do evento. Organizadores de eventos fiquem ligado nas dicas que preparamos para vocês. Esse é o momento importante para coletar feedback dos participantes de outras áreas do evento para avaliar suas métricas de desempenho, o retorno sobre o investimento e começar a pensar na próxima edição.
Para ajudar a encarar essa etapa às vezes tão negligenciada, destacamos algumas atividades chave que recomendamos fortemente que você realize após o término do seu evento.
6 dicas para o final do evento
[wp-svg-icons icon=”paste” wrap=”i”] 1. Solicite feedback
Se planeja organizar outros eventos ou outra edição do mesmo evento, solicitar feedback deve ser considerada uma ação importantíssima. Alguns tipos de avaliação devem ser coletadas em tempo real, enquanto a questão analisada ainda se mantém fresca na cabeça do avaliador. Isso é importante para a avaliação de itens específicos da programação ou de palestrantes. Quando a ideia é obter uma análise mais sistêmica, o feedback pós-evento é de grande valor.
[wp-svg-icons icon=”cool” wrap=”i”] 2. Mantenha os participantes engajados nas mídias sociais do evento
Durante o evento é provável que você ou, até mesmo, seus participantes, produzam conteúdos que possam ser divulgados posteriormente. Basta reuní-lo e, em seguida, criar uma agenda de publicações. Redes sociais como o Facebook permitem, inclusive, que você agende postagens futuras. Dessa forma, você pode programar parte delas de uma única vez, sem que precise revisitar sua estratégia com tanta frequência na lacuna entre uma edição e outra.
[wp-svg-icons icon=”newspaper” wrap=”i”] 3. Revise o seu orçamento
Existem uma série de gastos nem sempre tão previsíveis que podem acontecer durante a realização de um evento. Além disso, analisar criticamente suas planilhas, buscando extrair insumos para as próximas edições é sempre muito válido.
Nem todos os eventos buscam gerar algum tipo de faturamento para a organização, ainda assim, ninguém quer que seu evento seja executado fora do orçamento previsto, gerando algum tipo de prejuízo.
Os números não mentem e eles poderão te informar de maneira bastante precisa quais são os principais gaps do evento e onde você pode melhorar.
[wp-svg-icons icon=”search-2″ wrap=”i”] 4. Revise o seu briefing inicial
Depois que a poeira baixou, que o balanço financeiro foi realizado e que os feedbacks foram coletados e analisados, está na hora de reunir a sua equipe e revisar o briefing inicial do evento.
Faça isso enquanto todas as informações ainda estão frescas na sua cabeça. Para ajudar nesse processo, você pode seguir os três seguintes passos:
- Procure entender primeiramente quais objetivos o seu evento deveria atingir e se eles foram realmente alcançados;
- Avalie o que funcionou dentro do esperado, aquilo que fugiu do previsto e como pode ser melhorado na próxima oportunidade;
- Estimule o seu time a refletir sobre o todo, aproveitando a oportunidade para engajá-los e deixá-los empolgados para a próximo edição;
Nenhum briefing é perfeito e, certamente, você será capaz de identificar pontos de melhoria que poderão ser revisados. É importante, no entanto, que você faça isso de uma maneira construtiva, sem apontar dedos em relação aos erros, tratando-os sempre como oportunidades, e não apenas como falhas.
[wp-svg-icons icon=”wrench” wrap=”i”] 5. Atualize o site do evento
Nessa atualização você pode incluir highlights sobre o que aconteceu, depoimentos de participantes, patrocinadores e palestrantes e, até mesmo, divulgar um pouco do conteúdo da programação.
Além disso, nunca é cedo demais para publicar informações sobre a próxima edição. Mesmo que você saiba apenas que ela irá acontecer, mas ainda não tenha ideia sobre as datas ou local, não deixei de comentar.
[wp-svg-icons icon=”camera-2″ wrap=”i”] 6. Avalie o desempenho dos seus fornecedores
É natural que você contrate seus fornecedores avaliando sua experiência e confiabilidade. Ainda assim, por mais que suas credenciais sejam as melhores possíveis, eles também estão sujeitos aos imprevistos de um evento, é importante que eles saibam lidar com eles.
Por isso, busque analisar criticamente o trabalho desempenhado por cada fornecedor, avaliando se eles atenderam corretamente o briefing e os seus critérios de qualidade.
Em certos casos, inclusive, talvez o fornecedor possa ter entregue exatamente o que se propunha, mas você pode acabar descobrindo que seu impacto no evento foi irrelevante. Esse tipo de reflexão, portanto, pode também te ajudar a entender se algum serviço.
[wp-svg-icons icon=”stats” wrap=”i”] Dica extra: email marketing é fundamental!
As campanhas de email marketing também podem ajudar o engajamento após o término do seu evento. Se o seu evento era uma feira de negócios, por exemplo, através de campanhas de email você pode continuar o contato com seus potenciais clientes e então, vender.
O mesmo ocorre em um evento corporativo, quando é preciso engajar seus colaboradores para o próximo evento.
Conclusão
A fase pós-evento costumava ser associada à gestão dos resultados, considerada, portanto, processos internos, sem constituir um ponto de contato direto com os participantes. Hoje, no entanto, essa barreira foi rompida e os eventos já começam a ser vivenciados antes mesmo de seu início, permanecendo ativos em meio digital após seu término.
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